Kompleksowa cyfryzacja procesów w Twojej organizacji - usprawniamy obieg dokumentów
Odkryj nasz produkt - SEZAM - system elektronicznego obiegu dokumentów, zamówień publicznych i faktur
Dokumenty wewnętrzne
Zamówienia wewnętrzne
Faktury i rachunki
Portal pracownika
Raporty
Założenia ogólne
SEZAM to modułowy system elektronicznego obiegu dokumentów, który ułatwia i przyśpiesza realizację rutynowych procesów administracyjnych w szpitalu. System daje możliwość optymalizacji wydatków szpitala i jednocześnie inteligentnego procesowania faktur kosztowych, zamówień i innych dokumentów wpływających na budżet instytucji. Integracja systemu SEZAM z kluczowymi dla szpitala systemami AMMS i INFOMEDICA firmy Asseco jest świetnym ułatwieniem i uzupełnieniem przy zarządzaniu budżetem instytucji.
SEZAM umożliwia przepływ informacji od miejsca powstawania sprawy poprzez ścieżkę akceptacji zgodną ze strukturą organizacyjną szpitala. Ścieżki obiegu dokumentów można definiować w sposób całkowicie dowolny, a wszelkie sprawy kosztowe załatwiane w systemie SEZAM trafiają ostatecznie do systemu finansowo – księgowego szpitala.
Dokumenty
Moduł Dokumenty może zostać wdrożony na wiele sposobów, zależenie od struktury organizacyjnej oraz procedur obowiązujących w szpitalu, tak by stanowił optymalne narzędzie do przepływu i realizacji zadań administracyjnych.
Moduł umożliwia elastyczne definiowanie ścieżek obiegu dokumentów, zależnie od typu sprawy, podległości służbowych oraz innych zasad organizacyjnych obowiązujących w szpitalu. Moduł daje możliwość powiadamiania mailowego, sms, śledzenia obiegu dokumentów, szybkiego wyszukiwania i wgląd do historii każdej sprawy.
Zamówienia
Moduł Zamówienia może objąć kompleksową obsługę zamówień wewnętrznych szpitala, od złożenia zapotrzebowania, przez jego akceptację merytoryczną na wielu zróżnicowanych poziomach, po faktyczną realizację zakupu „na rynku” przez dział zamówień publicznych oraz rozliczenie faktury końcowej.
Planowanie limitów, bieżące monitorowanie kwot, zarządzanie środkami, możliwość integracji z systemem finansowym, zarządzanie umowami oraz kontrahentami, możliwość integracji z systemem gospodarki magazynowej, integracja z systemem ERP (struktura organizacyjna szpitala oraz baza pracowników) to kluczowe funkcje modułu Zamówień.
Umowy
Moduł Umowy umożliwia kompleksowe zarządzanie i rozliczanie umów, podpisywanych przez szpital. Poprzez połączenie z modułem Zamówień system umożliwia śledzenie stopnia wykorzystania umów, a także szybkie sprawdzanie ceny kontraktowej na etapie generowania zamówienia oraz rozliczania faktury zakupu. Dzięki integracji z systemem Asseco Infomedica możliwe jest również bieżące monitorowanie wykorzystania budżetu szpitala (limitów poszczególnych jednostek organizacyjnych).
Faktury kosztowe
Moduł Faktury Kosztowe obejmuje proces obiegu i akceptacji faktur kosztowych, od momentu rejestracji faktury, przez dekretację i opis merytoryczny, akceptację kosztową w kontekście budżetu i ostatecznym zaksięgowaniu.
Moduł faktur kosztowych może zostać zintegrowany z modułem zamówień, dzięki czemu każda faktura zakupu będzie ściśle powiązana z konkretnym zamówieniem. Tym samym w jednym miejscu systemu będzie dostępna pełna historia danej sprawy – od momentu wygenerowania zapotrzebowania wewnętrznego, poprzez wszystkie szczeble akceptacji, aż po rozliczenie faktury końcowej wraz z jej eksportem do systemu finansowo-księgowego.
Faktury kontraktowe
Moduł Faktury Kontraktowe to moduł pomocny w usprawnieniu rozliczeń ze specjalistami współpracującymi ze szpitalem w oparciu o kontrakty. SEZAM wspiera, ujednolica i automatyzuje w jednym systemie wystawianie faktur kontraktowych.
Faktury kontraktowców są akceptowane w całości w formie elektronicznej, kolejno przez różne osoby, zależnie od struktury organizacyjnej szpitala oraz podległości służbowych, a na końcu trafiają do księgowości celem finalnego rozliczenia.
Raporty
W systemie gromadzone są automatycznie wszystkie dane przedmiotowe i finansowe związane z obiegiem faktur, zamówień oraz innych dokumentów kosztowych szpitala. W oparciu o te dane istnieje możliwość tworzenia różnorodnych raportów i zestawień, zarówno w formie statycznych wydruków, jak i interaktywnych dashboardów dla kadry zarządzającej. Wszystkie raporty są tworzone na etapie wdrożenia oraz później w toku eksploatacji systemu, zgodnie z oczekiwaniami pracowników szpitala, za pomocą darmowej aplikacji Microsoft Power BI.
Projekt Unijny
